【中小企業ベンチャー式人材育成 第7回】専門秘書は兼任でいい ― 社長の仕事を「余分な仕事」にしない

専門秘書は兼任でいい ― 営業職が「時には秘書」になる

「専門秘書の意味は分かった。でも、秘書の仕事だけをする社員を置く余裕は、うちにはない」

前回の記事を読んだ社長から、こんな声をいただきました。

おっしゃる通りです。

中小企業の社員は、一人ひとりが何役もこなしています。

秘書の仕事だけに専念できる社員など、ほとんどいないのが現実です。

ですから、専門秘書は兼任でいいのです。

ただし、兼任には大きな落とし穴があります。

今回は、その落とし穴と、兼任の専門秘書を本当に育てるための始め方をお話しします。

こんにちは。つながるネット株式会社の森 修です。

前回のおさらい

前回は、「ここで言う秘書は『なんでもありのスタッフ』だ」というお話をしました。

・私の言う秘書は、お茶出しや電話番ではない

・社長の仕事を、職務の枠にとらわれずに引き受ける人

・専門秘書に渡すのは、「社長でなくてもできる。でも、社長の考えが分かっていないとできない仕事」

では、その専門秘書は、どんな形で置けばいいのでしょうか。

中小企業の専門秘書は、兼任でいい

私の考える専門秘書の形は、こうです。

本業を持ちながら、社長の仕事も引き受ける。

たとえば、営業職の社員が、ふだんは営業の仕事をしながら、社長の商談に同行し、その後の取引先との調整を引き受ける。

製造の現場を任されている社員が、本業のかたわら、社長の新しい企画の下調べを引き受ける。

新しく人を雇う必要はありません。

今いる社員に、社長の仕事というもう一つの職務を与えるのです。

兼任の落とし穴 「余分な仕事」になる

ただし、兼任には大きな落とし穴があります。

社長の仕事が、本業の合間にこなす「余分な仕事」になってしまうことです。

第3回で、社員の本音は次の3つだとお話ししました。

・自分の居場所を、居心地のよいものにしたい

・自分の職務を守りたい

・成果を出して、給与を上げたい

社員にとって「自分の職務」は、あくまで本業です。

社長から頼まれた仕事が、ただの「お手伝い」のままだったら、どうなるでしょうか。

本業が忙しくなれば、社長の仕事は後回しになります。

社長の仕事でいくら頑張っても、評価されるのは本業の成果だけ。

そして、いつの間にか社長の仕事は手つかずになり、社長はまた「やっぱり自分でやった方が早い」と、仕事を引き取ってしまいます。

兼任の専門秘書がうまくいかない、一番よくある理由がこれです。

社長の仕事を「正式な職務」として与える

では、どうすればいいのか。

答えは、社長の仕事を、本業と並ぶ「正式な職務」として与えることです。

人は、与えられた職務に合うように努力するものです。

営業を任された人は、営業ができるように努力します。

店長を任された人は、店長らしくなろうと努力します。

社長の仕事も同じです。

ただの「お手伝い」ではなく、正式な職務として与えられれば、社員はその職務に合うように努力し始めます。

そうなれば、社員の本音も、社長の仕事に向かい始めます。

・成果を出して給与を上げたい → 社長の仕事でも成果を出そうとする

・自分の職務を守りたい → 専門秘書という職務を守ろうとする

・居場所を居心地よくしたい → 社長の隣に、自分の居場所をつくろうとする

・兼任であっても、社長の仕事が「自分の職務」になる。

ここが、兼任の専門秘書を育てる一番のポイントです。

では、どうやって正式な職務として与えるのか。

その「任命のしかた」については、第9回で詳しくお伝えします。

いきなり社長の仕事を任せてはいけない

もう一つ、大切なことがあります。

正式な職務として与えたからといって、いきなり社長の仕事を任せて、すぐにできるでしょうか？

答えは「否」です。

社長の仕事は、多岐にわたります。

営業も、お金のことも、人のことも、取引先との関係も、新しい事業のことも。

しかも、社長の仕事には決められた業務がありません。

毎日、その日に起きたことに合わせて、やるべきことが変わっていきます。

決まった手順のない仕事を、経験のない社員に丸ごと渡しても、何から手をつけていいか分かりません。

結局、社長が引き取ることになり、「やっぱり任せられない」で終わってしまいます。

始まりは「一部を一緒に」から

そこで、順番が大切になります。

まずは、社長の仕事の一部を「一緒に」行うことから始めるのです。

たとえば、こんな仕事です。

・社長の商談に同行し、その後の取引先との調整を一緒に行う

・社長が出る会議の準備を一緒に行い、決まったことを整理する

・新しい企画の下調べを、社長と一緒に進める

前回、社長の仕事を書き出していただきました。

そのリストの中から、まずは一つか二つを選び、社長と一緒にやってみるのです。

そして、

１、一部を一緒に行う

２、一部を任せる

３、任せる範囲を、少しずつ広げていく

という順番で、専門秘書を社長の仕事に近づけていきます。

私自身も、兼任で「一部」から始まった

振り返れば、私自身も、本業を持ちながら社長の仕事を引き受ける兼任の専門秘書でした。

本業は、商品本部のマーチャンダイザーです。

その本業を持ちながら、副社長のもとで仕事の一部に関わるところから始まりました。

「すぐやれ」「今すぐ実行しろ」が口癖の副社長に、必死に食らいついていく毎日です。

正直に言えば、楽ではありませんでした。

本業の数字には責任がありますし、社長や副社長からの仕事は、いつも急ぎです。

それでも、一つひとつ結果を出していくうちに、任される仕事が少しずつ増え、やがて社長や副社長から直接、大きな仕事を頼まれるようになりました。

兼任で、一部を一緒にやるところから始まり、任される範囲が広がっていく。

私が歩んだのは、まさにこの順番でした。

社長への問い

最後に、社長に問いかけをさせてください。

前回書き出した「社長の考えが分かっている人なら任せられる仕事」のうち、明日から社員と「一緒に」できる仕事はどれですか？

まずは一つで構いません。

その一つが、専門秘書を育てる最初の一歩になります。

次回予告

今回、「人は、与えられた職務に合うように努力する」とお話ししました。

多くの社長は、こう考えています。

「もっと経験を積んで、育ってから、大きな仕事を任せよう」

でも実は、その順番が逆なのです。

人は、育ってから役割を任されるのではありません。役割を任されるから、育つのです。

これは私の実感であるだけでなく、人の成長について研究してきた専門家たちも、同じことを明らかにしています。

第8回「人はポジションが育てる ― 役割を与えることが最大の人材教育」

来週月曜日の更新を、ぜひお楽しみに。

つながるネット株式会社　代表取締役　森 修

中小企業の売上アップ・事業改善・後継者育成のご相談を承っています。

https://www.tsunagarunet.info/